Les contraintes opérationnelles et la gestion du temps de l'hébergement à la ferme

Accueil touristique Hébergement à la ferme

L’hébergement à la ferme est une activité complémentaire aux travaux agricoles. Elle nécessite du temps et de la flexibilité. La gestion de ce temps est un critère important de la réussite du projet, au-delà de l’aspect rentabilité.

Il est important d’anticiper qui pourra libérer ce temps dans la ferme aux moments critiques, d’autant plus que la saison touristique est souvent concomitante de la saison agricole.

Les différentes tâches opérationnelles

Ménage

Le ménage est la tâche qui prend le plus de temps dans l’accueil. Dans les hébergements insolites le travail est plus rapide mais pas moins pénible : les séjours sont plus courts, et les hébergements nécessitent de transporter le matériel à chaque fois. Le nettoyage des sanitaires, douches et parties communes doit être fait très régulièrement, en particulier pour un accueil “haut de gamme” (glamping).

Blanchisserie : cette tâche peut être déléguée à des sociétés spécialisées. Dans les hébergements avec un positionnement haut de gamme, les linges de lit doivent être repassés, nécessitant un matériel spécifique si on ne veut pas y passer ses journées.

Accueil

Tâche qui peut être rapide ou non, selon qu’on aime le contact. L’accueil est un moment clé qui conditionne une partie du ressenti des visiteurs sur le reste du séjour. De plus en plus, une attente de flexibilité nécessite de la part de l’hôte d’être “au service” à des moments non choisis.

Si vous ne pouvez pas toujours accueillir vos invités, il est possible de mettre en place un système de boîte à clés, une arrivée autonome bien détaillée aux voyageurs et de prévoir une heure de rencontre plus tard (en fin de journée ou le lendemain matin par exemple).

Visite et découverte de la ferme

La principale différence entre un accueil à la ferme et un hébergement classique est qu’on s’attend à découvrir le monde de la ferme - au minimum une visite, avec des explications, la possibilité de toucher les animaux, de goûter les productions locales, etc… Il est difficile de faire payer cette visite et difficile aussi d’y couper. Il faut que ce soit une fierté pour l’agriculteur, mais sans négliger le temps que cette visite peut prendre. Dans certains cas, des cottes et des bottes sont prêtées pour rendre l’expérience encore plus intense (ne pas oublier la photo).

Restauration

Il n’est pas rare que les options pour se restaurer à proximité de la ferme soient limitées. Sans être obligatoire, proposer une formule de restauration sur la ferme est un grand plus, et aussi un moyen d’augmenter la rentabilité de toute l’opération. Cette restauration peut aller des plateaux/paniers repas jusqu’à des formules table d’hôte, etc. Cette activité ne s’improvise pas et il peut être pertinent d’envisager de suivre une formation spécifique.

Si votre hébergement dispose d’un four ou d’une gazinière, vous pouvez proposer des plats à réchauffer (y compris pack barbecue, etc…)

Les tâches plus ponctuelles

Entretien

Les hébergements souffrent beaucoup du passage des différents visiteurs - de la chasse d’eau à la prise électrique cassée, le wifi qui rame, la poignée de porte qui coince ou le grille-pain qui sent le plastique, c’est à vous de tout gérer. Certains visiteurs vous préviendront (et vous devrez réagir rapidement), d’autres ne vous diront rien et vous laisseront un commentaire négatif sur telle ou telle plateforme… A vous d’être proactif (allez vérifier régulièrement les hébergements, dormir dedans plusieurs fois dans l’année, demander aux visiteurs si tout s’est bien passé et si tout fonctionne bien, etc…).

Services

De nombreux services peuvent compléter l’offre d’hébergement (au-delà de la restauration). Voir l’article sur le sujet, en sachant que l’idée n’est pas que vous vous transformiez en animateur du Club Med - vous pourrez compter sur les ressources locales autour de vous pour ces services. Mais ne négligez pas pour autant le temps qui pourra être induit par l’organisation de ces prestations.

Article détaillé : Hébergement à la ferme : Les services associés

Gestion des réservations

La gestion des réservations ne prend pas toujours beaucoup de temps mais nécessite d’être réactif - en particulier si votre offre est sur plusieurs plateformes, il vous faudra parfois avoir des talents de jongleur. Vous pouvez aussi utiliser un channel manager (voir outils et prestataires) mais celui-ci ne remplacera pas complètement la supervision des réservations. Attention aussi à bien anticiper vos travaux agricoles et à fermer les réservations quand l’hébergement n’est pas possible à cause d’un chantier d’épandage, de la moisson qui soulève la poussière, etc…

Marketing et communication

Cet élément ne nécessite pas forcément un travail toute l’année, mais doit rester une préoccupation constante. Le taux de remplissage est un élément clé de la rentabilité de l’hébergement (voir article détaillé) et si le gîte ou l’hébergement insolite est mal référencé, les visiteurs passeront à côté de votre offre (les systèmes type “Un lit au pré” ou Parcel gèrent 100% de l’aspect communication).

Article détaillé : Hébergement à la ferme : le marketing, faire connaître son hébergement, le valoriser, le rendre exclusif